VIII Jornadas de Gestión de la Información. 2ª Sesión: Gestión de contenidos y documentos, y entornos de colaboración

La sesión de la tarde en las VIII Jornadas de Gestión de la Información, estuvo quizás peor centrada en el lema de la convocatoria, que la sesión de la mañana (Véase post anterior). Me refiero a que la mayor parte de los ponentes no supo sintetizar su mensaje, quisieron contar demasiadas cosas sobre sus sistemas de gestión documental y no llegaron a abordar lo que de verdad debería ser el leit motiv de las comunicaciones: compartir experiencias sobre cómo centrar el diseño en los usuarios, problemas y estrategias.

La intervención que más me gustó fue la de Anabella Barroso, ya que fue la única que supo sintetizar y recalcar las conclusiones. Su comunicación se refirió a la creación de un servicio digital en el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia. Su mensaje central: un proyecto de digitalización es mucho más que pasar documentos a formato digital, implica montar un nuevo servicio de acceso en línea y esto lleva a redefinir todas las políticas del archivo, e incluso a crear un nuevo perfil para la profesión. El servicio digital crea una nueva relación con los usuarios y ha aumentado considerablemente el uso del archivo en todos los aspectos, inclusive en el acceso presencial.

La ponencia a cargo de María de Inclán también estuvo bien, e incluso nos entretuvo con videos de presentación, claro pasamos un buen rato pero al final me resutó un poco larga. Su tema: el proceso de implantación de un sistema de gestión documental en el Banco de España. Insistió en que el usuario debe tener un rol más activo, pero la verdad es que creo que en su exposición se daba mucha mayor importancia a la planificación del sistema y el apoyo de la dirección. No sé si de verdad se puede hablar de diseño centrado en el usuario, cuando se busca detectar las resistencias al cambio para en definitiva reeducar al usuario, que en este caso es absolutamente cautivo.

La comunicación de Esperanza García de Paso fue un buen contrapunto, ya que su caso, el sistema de intranet corporativa del Ayuntamiento de Madrid, resultaba diametralmente distinto al del Banco de España. El modelo del ayuntamiento es mucho más descentralizado y complejo. Pero tampoco me quedó claro como hacen para centrarse en el usuario, al margen de realizar una auditoría de la información y de los contenidos.

Ruth Engelhardt y Mª Luisa Medina, de la Fundación Valme, nos describieron de forma prolija las herramientas para el trabajo en grupo en la Red Iberoamericana GPC (Guías de Práctica Médica). Y finalmente Rosario Moreno y un compañero, de la OTRI de la Universidad de Málaga, hicieron lo propio con un sistema de información para la transferencia entre universidad y empresa. Aunque pienso que la mayor parte de los ponentes de esta sesión no sintetizaron bien su mensaje, sí pudimos ver un conjunto variado de experiencias que demuestran que la profesión de los gestores de la información está inmersa en desarrollos constantes de nuevos sistemas de información, definiendo nuevos servicios y apostando claramente por la gestión del cambio.

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