Gestión estratégica de archivos de empresa

Consideramos el archivo de empresa como división logística que gestiona el conjunto de documentos recibidos y generados en el desempeño de las actividades empresariales para servir de soporte a la gestión, objetivos e intereses de las organizaciones.
El panorama de los archivos de empresa en España ha sido calificado en la literatura archivística más reciente como “desolador”. Los profesionales de las Ciencias de la Documentación debemos asumir el reto que modifique esta imagen haciendo notar a la sociedad, en general, y al mundo empresarial, en particular, la importancia de llevar a cabo proyectos que mejoren la gestión de la información para el éxito empresarial en tiempos de crisis. El entorno cambiante en el que nos encontramos afecta a las empresas sumidas en procesos de venta, fusión, absorción, escisión, cambio de actividades, entre otros, que en ocasiones pone en peligro la supervivencia de su patrimonio documental.
Los archiveros, como actores y líderes estratégicos, debemos planificar y formular a la alta dirección objetivos, acciones y áreas de mejora, que deben ser documentadas y respaldadas por la alta dirección de la empresa, con el objetivo de beneficiar la gestión de la información corporativa en el cumplimiento de los objetivos estratégicos empresariales. La alta dirección debe apoyar y fomentar la mejora continua respaldando las líneas propuestas por el archivero, comprometiéndose en poner en conocimiento de los órganos de dirección el contenido de las mismas.
Las líneas de actuación prioritaria resultantes de la elaboración del diagnóstico del archivo nos van a permitir: determinar los recursos necesarios para la realización de las acciones propuestas; identificar los documentos vitales de la organización para evitar riesgos y obtener seguridad de la información; racionalizar y mejorar los procesos de archivo mediante diseños de cuadros de clasificación corporativo y mapas de procesos documentales; potenciar el uso de la información corporativa eliminando información duplicada y diseñando calendarios de conservación y valoración; documentar la información compartida mediante la elaboración de manuales de procedimiento y desarrollar planes de formación, concienciación y comunicación a los usuarios para evaluar el servicio de archivo.

Rosario Lópaz Pérez impartirá el curso Archivos de empresa:líneas estratégicas de actuación corporativa próximamente en SEDIC.