La transformación digital: propuesta de Gestión Documental en la nube para PYMES y autónomos

La transformación digital entendida como un proceso de cambio y adaptación al mundo digital avanza imparable en el mundo empresarial, afectando a todas las empresas independientemente de su tamaño, ámbito geográfico y sector de actividad. Para afrontar con éxito este proceso de cambio tecnológico y cultural, debemos ser conscientes que una buena gestión documental y de archivo es un aliado imprescindible para lograrlo. Las buenas prácticas para la gestión de activos de información digitales, permiten disminuir la incertidumbre en los responsables de la transformación, y afianzar una cultura empresarial de mejora continua que asuma los desafíos hacía lo digital.

La autenticidad, integridad y seguridad de la documentación a lo largo del tiempo, es un objetivo fundamental del cambio, aplicable con las herramientas de gestión documental, que, junto con el desarrollo de la tecnología cloud computing, actualmente se posicionan como herramientas vitales para lograr una transformación digital eficiente. Acercar la gestión documental de archivo en la nube a Pymes y Autónomos se concibe como una estrategia de innovación empresarial, permitiendo utilizar el valor de la información como ventaja comercial y operativa de negocio.

En la actualidad, el tejido empresarial español está compuesto en un 99,9% por Pymes, existiendo en el año 2017, casi dos millones de trabajadores Autónomos. Para ellos, la gestión documental se convierte en una necesidad imperiosa, desde principios de su existencia como entidades con personalidad jurídica, ya que acumulan cantidades ingentes de documentos como testigo del capital intelectual, legal y de negocio, que debe ser almacenado y custodiados de forma eficiente. La posibilidad de mantener disponible la información de forma inmediata es fundamental en sus procesos de negocio, de ahí que las necesidades para implantar sistemas de gestión documental sean cada vez más acuciantes.

Esta necesidad se ha ido introduciendo en la cultura empresarial como herramienta de análisis de información y gestión del conocimiento con creciente demanda aportando, desde el punto de vista económico, una importante reducción de costes y el retorno inmediato de la inversión.

Actualmente los beneficios de las buenas prácticas en gestión de activos digitales permiten a las entidades mayor eficiencia en sus procesos, aportando calidad en la relación con sus clientes y mejorando los procesos aumentando la rentabilidad.

Con la adecuada técnica documental las empresas consiguen optimizar el día a día de los empleados y garantizan un correcto proceso hacia la excelencia, tanto en la gestión interna entre departamentos y compañeros, como externa con sus clientes o en sus relaciones con la administración.

Pero hablar de transformación digital sin hablar de tecnología Cloud Computing sería obviar una herramienta que ya se ha asentado en nuestras acciones diarias como usuarios, y que ofrece beneficios claros y fáciles de aplicar con adecuados controles que hay que analizar según las necesidades propias de cada organización.

Utilizar la Tecnología Cloud junto a una adecuada aplicación de las técnicas en Gestión Documental ayudará a las entidades a gestionar su información garantizando la Autenticidad, Integridad, Disponibilidad y Legibilidad de sus activos y permitirá aumentar la calidad de sus procesos orientándolas hacia la transformación digital sin sufrir impactos significativos durante el cambio.

 

Rosario Lópaz y Federico Gramage.

Profesores del curso: “Gestión documental de archivo y tecnología Cloud para PYMES y Autónomos”.

Rosario Lópaz
Consultora en archivos y gestión documental.

Especialista en gestión de archivos de empresa y en gestión documental para al Gobierno Abierto.
Directora de cursos sobre gestión estratégica de archivos empresariales y Normas de Descripción Archivística.

Federico Gramage

Consultor Gestión Documental y Continuidad Digital.

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