Pepa del Olmo y Marco Grispigni
Administración de documentos de la Comisión Europea

En los años 90, la Comisión Europea, como muchas otras instituciones, empezó a generalizar el uso de las nuevas tecnologías en sus servicios. Al grito de “un empleado, un ordenador”, funcionarios habituados a dictar sus cartas y llevarlas al registro central para su expedición se vieron súbitamente capacitados para producir sus propios documentos y hacerlos llegar a sus destinatarios por correo electrónico, sin necesidad de pasar por el registro.

Al mismo tiempo, procesos de trabajo hasta entonces basados en el intercambio de documentos y correspondencia empezaron a “desmaterializarse” gracias al desarrollo de aplicaciones informáticas especificas.

A finales de los 90, la Comisión se encuentra con una multitud de aplicaciones diferentes y una creciente incapacidad para localizar sus propios documentos, para identificar versiones finales o incluso para probar ciertas transacciones. La gestión de documentos pasa a ocupar un lugar destacado en la escena administrativa y la Comisión se lanza a la reforma de su sistema de registro y archivos.

En todo esto, la Comisión no estaba sola: son los años - un poco antes en los países anglosajones, con Australia a la cabeza, - en los que se desarrollan y adoptan diversos estándares internacionales y nacionales de Records Management. La Comisión participa y contribuye a este desarrollo adaptando su propia normativa interna y promoviendo la creación y aplicación de MoReq, un estándar europeo para el desarrollo de aplicaciones de gestión documental (MoReq está disponible en línea en http://www.moreq2.eu/home).

SEDIC organiza un curso sobre estos temas en Madrid, los días 15 y 16 de marzo. El curso se dirige fundamentalmente a archiveros, estudiantes y profesionales llamados a gestionar documentos en instituciones públicas y privadas, pero puede tener un interés más amplio: conocer el funcionamiento de la Comisión a través de instrumentos tales como los cuadros de clasificación, los tipos de expediente y los procesos de trabajo. Ya se sabe, a las instituciones, por sus documentos las conoceréis.

Pepa del Olmo y Marco Grispigni
Administración de documentos de la Comisión Europea

(Pepa del Olmo y Marco Grispigni impartirán el curso COMISIÓN EUROPEA: GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS: el sistema normativo y su aplicación los días 15 y 16 de marzo en las aulas de SEDIC).

Las ideas contenidas en este post son responsabilidad exclusiva de sus autores y no reflejan necesariamente la posición oficial de la Comisión Europea

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