En la Universidad, los profesores de la asignatura “Documentación Informativa” o “Documentación en Medios de Comunicación” explican a los alumnos que durante el curso aprenderán la teoría, la práctica y las habilidades técnicas para gestionar la documentación que se genera y utiliza en estas empresas, en la producción diaria de la información.

La labor de los documentalistas en los Medios de Comunicación tiene varias vertientes: efectuar la selección y el análisis de los documentos y su informatización en la base da datos de manera que la información que contienen pueda ser recuperada por los usuarios lo antes posible y con el mayor índice de pertinencia; la búsqueda y recuperación puntual de la información que los usuarios demandan; asegurar la conservación del fondo documental de la empresa y por último, emplear las herramientas necesarias para difundir la información documental.

La implantación de las nuevas tecnologías en los Medios de Comunicación facilitó que los usuarios de la documentación informativa, en su mayor parte informadores y profesionales del mundo de la comunicación, pudieran realizar personalmente la búsqueda de la documentación que precisaban para la elaboración de su trabajo diario. Sin embargo, la ingente cantidad de documentación existente en relación con la información de actualidad, la cantidad de fuentes documentales que pueden y deben manejarse para elaborar una información periodística de calidad, hace necesaria y conveniente la labor profesional de los documentalistas, convertidos con los años en expertos en la gestión de la información y no tanto de los soportes materiales que la contienen. Lo importante no es tanto dar la noticia como narrar los antecedentes, situarla en un contexto general más amplio, dibujar el perfil de sus protagonistas o establecer la comparación con situaciones similares, para lo cual es imprescindible una buena labor de apoyo documental.

Desde los años noventa, las fórmulas para crear, transmitir y almacenar información han variado sustancialmente, sobre todo gracias a la web, y la cantidad de documentación generada diariamente hace necesario un proceso de filtrado ya que no toda esta documentación tiene un nivel de calidad óptimo para la elaboración de una correcta información periodística. Hay qué saber donde buscar cada tipo de fuente documental, cuál es la más indicada para elaborar cada tipo de información, cuáles son los atajos más seguros para localizar la documentación más pertinente y que no se produzca “ruido” por exceso de información, en un ámbito laboral donde lo habitual es trabajar contrarreloj, donde deben primar la rapidez, la eficacia y la credibilidad, y donde la información elaborada con documentación apropiada, la enriquece notablemente.

Por otra parte, la Documentación de los Medios de Comunicación ha adquirido otra vertiente de importancia con los años, ya que es una fuente importante de activos económicos para estas empresas. La reutilización de los fondos documentales en la producción diaria supone un ahorro económico y además, la posibilidad de distribuir contenidos multimedia a través de la internet, los canales temáticos, la telefonía móvil, etc., con fines comerciales, educativos, o de entretenimiento, genera nuevas posibilidades de negocio para estas empresas.

En la Documentación de los Medios de Comunicación se atraviesa un interesante y al tiempo complicado periodo, con perspectivas de cambio inminentes, puesto que nos encontramos inmersos en un proceso de transición hacia la nueva era de lo digital.

En el entorno digital, la documentación se integra más que nunca desde el inicio en el proceso de producción de los M.C. Un informe elaborado por expertos de la UER (Ginebra, septiembre, 2003) aborda el importante cambio que la digitalización ha supuesto y va a suponer en los archivos audiovisuales. Los autores del informe están firmemente convencidos de que «para tener éxito en “la era digital” que se inicia, las empresas de radio y televisión deben situar sus archivos en el corazón de la cadena de producción, física y psicológicamente».

La “revolución digital” en los “Mass Media” va a originar cambios importantes en el trabajo y la organización de sus Departamentos de Documentación, con consecuencias directas e inmediatas en la actividad diaria de los profesionales que trabajamos en este entorno y en su perfil profesional.

Ese cambio profesional implica no sólo adquirir nuevos conocimientos sino también desarrollar nuevas aptitudes. Además de la formación general en documentación, se necesitan unos conocimientos y habilidades específicos, que generalmente se adquieren de forma autodidacta o una vez que se comienza a trabajar en estas empresas. Es imprescindible también un buen conocimiento de la información de actualidad, de los flujos de trabajo en la producción del medio y de la empresa en la que se trabaja, y aprender el correcto manejo de los equipos técnicos necesarios para la lectura de algunos documentos (sonoros, audiovisuales, etc.) con los que deben trabajar (moviolas, magnetoscopios, ordenadores, tarjetas de video, tarjetas de sonido, etc.) y la puesta al día sobre las innovaciones tecnológicas, son algunas de las exigencias habituales en los profesionales que desarrollan este trabajo. Debemos prepararnos para hacer frente con éxito al reto que supone la digitalización de la producción en los M.C. y de sus nuevos activos documentales, porque los profesionales de la documentación ya no nos dedicaremos exclusivamente a aplicar el tratamiento técnico y las tareas específicas de análisis y conservación de documentos, sino que tendremos además que evaluar, organizar, reelaborar y presentar la documentación , aplicando las nuevas tecnologías digitales, para que sea de la mayor utilidad posible para el usuario que la solicita.

La digitalización es un novedoso y arriesgado reto, pero sin duda es también una firme perspectiva de futuro profesional para los documentalistas de los Medios de Comunicación. El nuevo Espacio Europeo de Educación Superior anunciado para el año 2010, puede ser la clave para iniciar la nueva formación de los documentalistas, también de los que desarrollen su profesión en los Medios de Comunicación. Habrá que reformar los programas docentes, encaminándolos sobre todo a formar “profesionales de la información”, “gestores del conocimiento”, que exceden del ámbito estrictamente bibliotecario o archivístico, de manera que se adapten y respondan a las necesidades y demandas de información de la sociedad en el siglo XXI.

Paloma Hidalgo Goyanes
Jefa del Servicio de Documentación Audiovisual de Informativos de TVE. Profesora Asociada de la Universidad Complutense de Madrid.

(Paloma Hidalgo Goyanes participa en las IX Jornadas de Gestión de la Información: Informar y difundir: servicios documentales y comunicación que se celebran los días 22 y 23 de noviembre en la Biblioteca Nacional de España).

• Tema del mes de noviembre 2007: Servicios documentales y comunicación

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