Taller sobre gestión del conocimiento en bufetes de abogados

Gracias al patrocinio de Westlaw International, el pasado mes de septiembre tuvo lugar en Madrid la presentación de la biblioteca del despacho de abogados estadounidense Milbank y su proyecto de gestión del conocimiento, denominado «Milbank Research Portal».

De rigor es decir que la mayoría de los asistentes salimos un poco abrumados por el proyecto que Milbank ha puesto a punto para sus trabajadores y clientes y casi ni nos atrevíamos a pensar en el presupuesto y el personal involucrados en el mismo. Si tenemos en cuenta que este despacho tiene más de 1.000 abogados y ni recuerdo el número de sedes, se puede uno hacer una pequeña idea. Para la mayoría de nosotros, que trabajamos en despachos pequeños (microscópicos, para el estándar estadounidense), y somos centros unipersonales o con poco personal, parecía casi como un sueño inabarcable.

Sin embargo, querría mostrar aquí algunas ideas recogidas de esta presentación que me resultaron interesantes y que podrían ser la base para desarrollar cualquier proyecto de gestión del conocimiento, aunque sea en una escala más o menos modesta.

  1. Integración: uno de los pilares básicos de este proyecto es la integración de distintas fuentes de información dentro de la misma pantalla, muchas ellas con información dinámica. A las fuentes externas (bases de datos de prensa, información legislativa, información bursátil, etc.) se unían los documentos generados por la propia empresa (informes de reuniones, información de clientes, informes de proyectos…) o existentes en el propio centro de documentación. Como detalle llamativo, la actualización en tiempo real.
  2. Personalización: el portal ofrecía más de 20 presentaciones diferentes dependiendo del área de trabajo de la persona que se conectaba a la aplicación. Al introducir las claves de acceso, el sistema muestra el portal adecuado para la persona que se conecta, con fuentes específicas. Como detalle llamativo, la posibilidad para el usuario de crear un portal personalizado con las fuentes que más le interesen o más utilice en su trabajo diario.
  3. Participación: el portal no sólo está creado por bibliotecarios e informáticos sino que cuenta con la colaboración de «personas clave» en la empresa que pueden incluir documentos, crear nuevas categorías de clasificación, etc.
  4. Facilidad de uso: el hecho de ofrecer muchas fuentes de información, con características muy heterogéneas de búsqueda y presentación de la información, ha llevado a este centro a crear un punto de búsqueda unitario, que ellos denominan «one-stop shop». Con un recuadro similar al de cualquier buscador de internet, el sistema genera una búsqueda a todas las fuentes de información que se seleccionan y ofrece los resultados en una única página.

Para finalizar, sólo querría resaltar una vez más la buena integración que nos mostró este proyecto entre fuentes externas de información y documentos generados en la propia organización. Integración lograda a través de un importante trabajo informático y de una buena selección y organización de los conocimientos.

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  1. Gracias por sus comentarios. Fue un gusto hacer esta presentación a mis distinguidos colegas españoles.

    Espero sea de utilidad para su actividad profesional diaria. Desearia estar en contact con profesionales trabajando en areas similares para continuar compartiendo ideas y desarrollos en el area de manejo de conocimientos (knowledge management). En este momento estamos trabajando en la nueva version.

    Alirio Gomez
    Director of Library & Information Services
    Milbank Research Portal – Project Manager
    Milbank Tweed Hadley & McCloy
    New York, NY, 10005