María José Aldaz.

Los medios han mostrado estos días los juzgados atiborrados de papeles y los expedientes que se tiran al contenedor sin destruir, los archivos judiciales con humedades, las cajas por el suelo, por las escaleras… una situación que llevan años padeciendo pero que ahora se convierte en noticia ¿será el momento de que se comiencen a remediar tantas deficiencias?

Los problemas a los que se enfrentan los archivos judiciales son principalmente falta de espacio, falta de medios, falta de personal y una normativa… que en fin… y desde luego también sufren «invisibilidad», y por tanto no se consigue ver lo acuciante que es invertir en ellos, y padecen de «sordera», porque tampoco la Administración competente los escucha.

Los archivos judiciales son esos almacenes en el sótano, que casi nadie conoce y donde se apilan los papeles viejos… y los archiveros ¿qué hacen? pues también se desconocen sus funciones, se supone que se ocupan del almacén ¿no?

En cuanto al problema de la falta de espacio, la documentación judicial se ha incrementado exponencialmente en estos años, saturando tanto los archivos de gestión como los territoriales. Se han edificado nuevos Palacios y Ciudades de la Justicia que no han contemplado esta necesidad. Recientemente pudimos ver el colapso de papel en la ciudad de la Justicia de Valencia (un edificio inaugurado en 2003). Está claro que los arquitectos no consultaron a los archiveros-almaceneros cuando diseñaron los proyectos.

Respecto a la falta de personal, en muchos de los archivos se trabaja con personal en precario y con becarios o se recurre a empresas externas, que contratan a licenciados a bajo coste. De los archivos de gestión se ocupan en muchos casos los agentes judiciales, porque para los secretarios judiciales el archivo no es una prioridad, y en los archivos territoriales no siempre hay un archivero o un funcionario con conocimientos de «archivística de combate».

En cuanto a las aplicaciones informáticas, muchas comunidades cuentan con software de gestión procesal: Libra, Themis, Minerva, Avantius, Atlante… El caso «Mari Luz» ha destapado la desconexión de información en los juzgados. Hace unos años, el Consejo General del Poder Judicial abordó el ambicioso proyecto de un Punto Neutro Judicial, un nodo central de comunicaciones, que permitiría a jueces y magistrados el acceso a datos de la Agencia Tributaria, del Padrón de Habitantes, de la Tesorería de la Seguridad Social, del Registro Central de Penados y Rebeldes, acceso a los datos del Registro Mercantil Central, al de Bienes Muebles, Violencia Doméstica, a las bases de datos de la Policía y la Guardia Civil… Hay un factor a tener en cuenta, y es el funcionario «pata negra», que se niega a aprender y utilizar las herramientas informáticas, una especie peligrosa que puede arruinar cualquier intento de modernización, y que no excluye a los jueces.

¿Con qué aplicaciones cuentan generalmente los archivos territoriales? Hay que tener en cuenta que los gestores procesales no realizan tareas de archivo, simplemente gestionan los documentos durante su tramitación (suelen ser sistemas de workflow). En la mayoría de los archivos territoriales tienen que apañarse con una base de datos en access que recoge unos datos mínimos, y con la falta de personal no pueden pararse a describir cada uno de los expedientes, limitándose a señalar de forma somera el contenido de la unidad de instalación. En los casos en que existe un gestor procesal (Avantius, Libra…) no cuentan con la conexión que permita el paso de datos desde el gestor hasta el archivo. Con muchas dificultades pueden llevar a cabo las tareas archivísticas, sin medios a su alcance.

Otra cuestión importante y urgente es la de los documentos electrónicos. Nuevamente no se consulta a los archiveros, y así, por ejemplo, llegan al archivo cd´s que contienen documentos de video, con grabaciones de vistas, por ejemplo, que dentro de unos pocos años serán ilegibles. Ya que el archivo no cuenta con repositorio de documentos electrónicos…. y nadie consultó sobre el mejor formato o soporte para conservar la información al «almacenero»…

Entre las iniciativas más interesantes para la informatización de los archivos judiciales, merece destacarse la implantación de @archivA en Andalucía. Esta herramienta informática contempla la comunicación con el gestor documental, la descripción archivística, la identificación y valoración de series, la gestión del espacio o el expurgo. Precisamente fue la Consejería de Justicia y Administración Pública de la Junta de Andalucía la que organizó en mayo de 2007, el Congreso de Archivos Judiciales.

Respecto a la legislación vigente, en 2003 entró en escena el Real Decreto 937/2003 de Modernización de los Archivos Judiciales. La normativa hasta ese momento era totalmente obsoleta (Real Decreto del Ministerio de Gracia y Justicia de 29 de mayo de 1911). El Decreto 937/2003 es enrevesado en muchos puntos y difícil de cumplir en otros. Basta con echar un vistazo al Estudio de la Justicia por el T.S.J de 2006, para percatarse de que en pocos lugares lo aplican. En general, España es un país que legisla mucho pero que se olvida poner los medios necesarios para llevar a efecto las normas. Si los archiveros no pueden realizar cuadros de clasificación, valoración de series, descripción de unidades… ¿cómo van a realizar el expurgo que indica el Decreto? Y mira que el expurgo es interesante, es una palabra mágica que acaba con todos los problemas… espacio, personal,… es un gancho que deben utilizar todos los “archiveros-almaceneros” ante la Administración, una llave que puede abrir la puerta a los recursos que necesitan.

También creo que es necesaria una futura colaboración de los archivos judiciales en tareas comunes, como el estudio de las series documentales, y evitar duplicidad de trabajo en diferentes comunidades.

Finalmente, vuelvo a la pregunta inicial: ¿se pondrá remedio a esta situación? La solución pasa porque los archivos dejen de ser considerados almacenes y los archiveros almaceneros. Por eso es importante aprovechar cualquier oportunidad de dar a conocer esta profesión y dignificarla.

María José Aldaz

www.archivistica.net

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