Organizando los activos digitales para poder reutilizarlos

Ana Álvarez Lacambra
Vicepresidenta de la Junta de SEDIC
Responsable Web del Museo Thyssen-Bornemisza de Madrid

El pasado día 23 de noviembre de 2015 participé como ponente en un curso para la FEAM (Federación Española de Amigos del Museos) en una jornada titulada Preparados, listos… ¡Go Digital!. A medida que iba contando a los asistentes las cuestiones sobre la reutilización de contenidos…me daba cuenta que antes de llegar a los repositorios digitales, al DAM (Digital Asset Management), a la Digital Curation y demás palabras sofisticadas, todos los que trabajamos en organizaciones sin ánimo de lucro, en instituciones culturales, o en general en el tercer sector tenemos pendiente organizar adecuadamente con unos procedimientos mínimos y una rutina los activos digitales que vamos acumulando de cualquier manera.

wordle2_aalLas guías de digitalización nos recuerdan la importancia de contar con formatos máster y formatos de difusión para evitar que el paso del tiempo y los avances tecnológicos vuelvan irreutilizables un vídeo codificado con un códec no estándar, una imagen comprimida y a baja resolución, un texto digitalizado y guardado en un soporte anticuado. Al encargar un vídeo, un reportaje fotográfico o un folleto deberíamos recordar a nuestro proveedor que necesitamos además de un formato de difusión, un archivo de calidad superior y guardarlo en un soporte no físico, un servidor o un servicio en la nube con el debido mantenimiento deberían ser una solución más segura a medio plazo.

Fotografía: Gotcredit.com

Fotografía: Gotcredit.com

La información asociada al activo es importante y aunque no siempre disponemos del tiempo ni de las herramientas para guardar metadatos, podemos por lo menos acordarnos de nombrar los archivos con una referencia clara para facilitar su identificación a medio plazo y recoger en un archivo de texto un pie de foto que nos ayude a identificar la imagen, el realizador del vídeo, además de guardar en varios formatos.

Las posibilidades de reutilización también están condicionadas por los contenidos de terceros que aparezcan en el activo desde personas hasta obras de arte de autores que no están en dominio público, sin olvidar la música. ¿Tenemos los permisos para difundir libremente? ¿Debemos acreditar y reconocer al autor de la fotografía? ¿Podemos reutilizar en un producto comercial como una aplicación móvil? Tanto por no contar con el permiso o porque puede implicar un coste imprevisto o desproporcional.

Por último, también hay que recordar que cuando ofrecemos nuestros activos digitales a los usuarios, sobre todo gratuitamente a través de la web, la mayoría de las veces no dejamos claro al usuario si a su vez puede reutilizar nuestro contenido y en qué condiciones de una forma comprensible. ¿Tenemos bien hechos los deberes?