Legislación de archivos

Legislación de archivos. Vicente Giménez-Chornet
1ª ed. en lengua castellana
Barcelona : UOC, 2017
115 p. ; 18 cm– (El profesional de la información ; 40)
D.L. B 18418-2017
ISBN 978-84-9116-989-5

Avanzado el siglo XXI no podemos ignorar el cambio de paradigma que las nuevas tecnologías han supuesto para la archivística. Los archivos, y sus profesionales, ya no son actores pasivos en la sociedad que trabajan en solitario con el fin de conservar la documentación como evidencia y memoria. La aparición de nuevos medios y soportes han provocado un cambio en la relación electrónica entre las Administraciones y el interesado, y en el campo que nos ocupa entre el archivo y los usuarios. La ciudadanía exige una comunicación más fluida e interactiva. Estas nuevas necesidades se han ido recogiendo en distintas leyes y normas, que se ha ido sumando a las ya existentes. Un laberinto legal que supone un reto para los responsables de su cumplimiento y puesta en marcha.

Giménez-Chornet nos ofrece en su libro una herramienta para comprender la situación de los archivos españoles ante la compleja situación jurídica y normativa. Contiene una recopilación de la legislación archivística hasta la fecha de publicación. Una obra breve, son 115 páginas, clara y escrita en un lenguaje amigable llena de explicaciones simples y efectivas.

El manual se engloba en dos apartados:

  • Deberes de las administraciones públicas. Sección enfocada en el marco juridico desarrollado por la Administración para regular la transformación digital y conseguir su implantación. Uno de los pilares es la ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento común de las administraciones pública, eje regulador de las relaciones “ad extra” de las mismas. Es decir, la comunicación entre la Administración y los administrados en la sociedad actual, influida por el desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación. Una de las novedades, es la obligatoriedad de cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico único de los documentos que correspondan a procedimientos finalizados, así como la obligación de que estos expedientes sean conservados en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento en la transformación digital y cómo afecta la administración electrónica a los archivos en aspectos concretos como preservación, valoración, digitalización, accesibilidad, transparencia y la red telemática de interoperabilidad.

Además, hace mención a la valoración, preservación y seguridad de los documentos digitales que deben cumplir con lo establecido en el Esquema Nacional de Seguridad. Norma que garantiza la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados, así como el acceso a los mismos. Los artículos 16 y 27 fijan que los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser   digitalizados para su incorporación al expediente administrativo electrónico.

  •  Marco jurídico de la gestión archivística. La segunda parte del libro aborda la regulación jurídica que afecta la gestión documental de la documentación producida o recopilada durante la ejecución de un procedimiento administrativo. Los elementos claves serán el documento administrativo y el conjunto de los mismos, el expediente. Conceptos que como advierte Giménez-Chornet, no han sido siempre definidos de forma unívoca por la legislación. En ocasiones para alcanzar los objetivos marcados por las leyes se ha debido recurrir a normas técnicas profesionales, cuando han existido, para suplir la falta de información. Uno de los ejemplos es el de la normalización de la descripción archivística, trabajo recogido en el Real Decreto 1708/2011, sobre el Sistema Español de Archivos, y que está regulado por la norma internacional ISAD (G). También se estudian de forma pormenorizada otros aspectos del tratamiento archivístico como son el ciclo vital del documento, metadatos, clasificación, conservación y preservación, valoración documental y personal. De cada uno de ellos se incluye su marco jurídico y normativo.

Finalmente, también se incluye en el libro un amplio repertorio bibliográfico para estudiar, si se desea, con mayor profundidad los temas tratados.

En definitiva, se trata de un libro muy útil y ameno, destinado tanto a un público técnico que trabaja en el sector archivístico, prepara oposiciones o simplemente necesita conocer la legislación que conformará la nueva administración electrónica y transparente.

Mª Jesús Serrano
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2 comentarios Escribir un comentario

  1. excelente resumen, lo cierto es que por un lado las nuevas tecnologías facilitan en muchos aspectos las diferentes tareas de archivado, por otro lado generan claras complicaciones en el momento de la transición, en muchos casos archivos inabarcables por enormes y también falta de medios (personal) para llevar a cabo dichos procesos. comento pq conozco casos…

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