Asamblea anual de SEDIC 2020: gobernanza digital en tiempos del Covid-19

Dos de los principios que han estado presentes en SEDIC a lo largo de los años han sido la transparencia y la participación del socio en el desarrollo de su actividad. En un periodo tan complejo como el actual, con la mayor crisis sanitaria global en los últimos 100 años, es cuando una asociación como la nuestra puede hacer más por sus asociados y, en general, por la profesión. Vivimos unos momentos en los que esos principios cobran especial importancia.

Por este motivo la junta directiva tomó la decisión de efectuar, por vez primera, su Asamblea General Ordinaria en un formato virtual en lugar de esperar a una fecha futura en la que poder llevar a cabo esta reunión de forma presencial. Era fundamental la organización de este evento en el que poder rendir cuentas del ejercicio anterior y presentar un ambicioso plan de acción con nuevas ilusiones y proyectos para hacer frente al contexto actual de crisis.

La Asamblea General es el órgano supremo de gobierno de la asociación y está integrada por todos los asociados. Es un encuentro de gran importancia para SEDIC porque permite escuchar y proponer ideas y proyectos, valorar entre todos los socios su puesta en marcha y definir el plan de acción que la Junta Directiva se encargará de establecer como órgano ejecutivo.

Para su celebración, el pasado día 29 de abril, se preparó un micrositio de encuentro virtual dotado de diversas herramientas y contenidos en formatos diversos (texto, vídeo, chat, foro). La arquitectura del micrositio tenía que cumplir una doble función: facilitar toda la información necesaria y al mismo tiempo asegurar la capacidad de interacción, imprescindible para que la Asamblea se desarrollase de forma participativa.

Esta web se estructuró en varios bloques a través de los cuáles el asistente fue accediendo a los diferentes contenidos:

El primer bloque informaba del formato del encuentro y de los requisitos para acceder a la Asamblea. Asimismo, permitía la reserva de plaza y el acceso a la parte privada.

Un segundo bloque contenía el orden del día y el acceso a la descarga de los documentos básicos para la celebración del evento. La memoria de actividades 2019, diversos documentos de información económica o el acta de la Asamblea anterior podían ser descargados para un seguimiento más preciso de la sesión.

El tercer bloque era el de acceso a los contenidos audiovisuales mediante las diversas presentaciones grabadas por la Junta permanente de la asociación. En ellas se trataban los diversos puntos recogidos en el orden del día: lectura y aprobación del acta anterior, presentación y aprobación de las cuentas del ejercicio 2019 y del presupuesto 2020, repaso de la actividad realizada durante 2019 y plan de acción para 2020, adaptado a las actuales circunstancias de emergencia sanitaria. A estos contenidos en vídeo se añadían los botones para realizar las votaciones recogidas en el orden del día.

El cuarto bloque era el de la comunicación en tiempo real con el socio. Mediante un chat y un panel de información fija, se gestionó este diálogo en el que pudo participar cualquier persona asistente. Los socios intervinieron activamente tras la presentación de cada informe formulando preguntas, solicitando aclaraciones y también reforzando con sus comentarios la acción de la Junta. La grabación previa del contenido audiovisual permitió que, durante la asamblea, los miembros de la junta directiva pudieran interactuar más fácilmente con los socios, ofreciendo respuestas y recogiendo sus nuevas propuestas.

El micrositio de SEDIC posibilitó celebrar completamente en línea la Asamblea General de socios 2020. En la imagen, sección de votaciones del micrositio.

La interacción fue uno de los elementos clave en las aproximadamente dos horas que duró la Asamblea en línea. El otro aspecto fundamental fue la participación de los asociados en la toma de decisiones respecto a todas las cuestiones concretas que se plantearon. Y, en la intersección, el micrositio: ese espacio virtual creado ad hoc con tecnologías de acceso abierto al alcance de cualquiera, permitió celebrar la Asamblea en línea y que todos los asociados participasen directamente en las decisiones que allí se tomaron.

La gobernanza digital consiste precisamente en esto: en el uso de dispositivos tecnológicos para fomentar la participación efectiva de la ciudadanía en los procesos de toma de decisiones relacionados con las funciones ejecutivas de una organización.

El micrositio no fue eminentemente un espacio consultivo cuya finalidad consistía en recoger las propuestas de los socios: eso también ocurrió, sí, y además llegaron desde muchos lugares de España; pero no era ese el objetivo principal. Tampoco fue un espacio de encuentro digital entre asociados: es cierto que en el chat hubo muchos momentos de charla distendida, de reencuentros, de “poner nombre y apellidos” a algunas personas y de propiciar nuevos contactos. Todo eso también ocurrió: la interacción que se desarrolló en el micrositio probablemente tuvo un impacto en términos de aumento del sentimiento de pertenencia a la Asociación, de fortalecimiento de la cohesión entre asociados y de generación de nuevos vínculos. Pero tampoco era ese el objetivo principal de ese entorno virtual. El propósito del micrositio fue posibilitar que los asociados siguieran participando en la gobernanza de SEDIC durante este tiempo de confinamiento por el Covid-19.

Algunas experiencias de gobernanza digital, además de situar a las personas en el centro de los procesos políticos de toma de decisiones, articulan espacios para la construcción de inteligencia y acción colectivas. Su propósito es transformar la forma en la que nos relacionamos con las instituciones y con los asuntos públicos que nos conciernen a través de una participación colectiva que va más allá de las meras consultas ciudadanas. Es el caso de las plataformas digitales de participación ciudadana Cónsul y Decidim, impulsadas en 2016 por los Ayuntamientos de Madrid y Barcelona respectivamente. Se trata de infraestructuras de software basadas en código libre que cuentan con una serie de funcionalidades que ahondan en la democracia participativa. Desde estos espacios digitales es posible, por ejemplo, confeccionar unos presupuestos participativos, realizar debates abiertos con cargos electos, desarrollar iniciativas ciudadanas o fijar de forma participativa el orden del día para un consejo, pleno u órgano de gobierno.

Nuestro país fue pionero en el desarrollo de este tipo de plataformas digitales de democracia participativa y decenas de ciudades y organizaciones de todo el mundo usan hoy en día Cónsul o Decidim como instrumentos de gobernanza digital. Además de numerosas ciudades españolas, utilizan Cónsul las ciudades de Nueva York, Buenos Aires, Quito y Turín, por citar solo unos ejemplos. Sobre la base de Decidim, han desarrollado sus propios proyectos de gobernanza digital participativa la Ciudad de México, Helsinki, el gobierno de Québec y la región francesa de Nouvelle-Aquitaine, entre otras muchas entidades.

Página de inicio de la plataforma de participación digital ciudadana del Gobierno de la Ciudad de México, implementada sobre la infraestructura Decidim.

La gobernanza digital no solo concierne a las administraciones públicas ni requiere de complejas arquitecturas de software para su implementación: la Asamblea General de SEDIC de 2020 es un claro ejemplo de ello. Con los medios que teníamos a nuestro alcance desarrollamos un micrositio que posibilitó a los socios su participación directa en los asuntos ejecutivos de la Asociación. Ante la disyuntiva de posponer o celebrar la Asamblea, nuestra voluntad fue poner en práctica formas de gobernanza adaptadas a estos nuevos tiempos. Y lo hicimos de forma pionera en nuestro contexto específico de las asociaciones de Información y Documentación en España.

Quizás uno de los retos que nos esté planteando esta crisis sanitaria del Covid-19 sea precisamente qué respuestas estamos dando en un contexto excepcional a cuestiones que forman parte de nuestra cotidianidad: ¿cómo nos repensamos?, ¿cómo aseguramos que la dinámica de una asociación no se pare?, ¿cómo nos planteamos su funcionamiento en este tiempo de confinamiento, restricción de la movilidad y limitación presencial de los encuentros colectivos?

En SEDIC creemos que las respuestas a estas preguntas son una cuestión de decisión, voluntad y compromiso con los dos principios que enunciábamos al principio de este post: transparencia y participación del socio en la vida de la Asociación. Por ello nuestra actividad no se detuvo, por ello celebramos nuestra Asamblea anual en línea y desde aquí volvemos a dar las gracias a los socios, porque ellos hicieron que todo esto fuera posible.

Oskar Hernández-Pérez
Víctor Villapalos
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Director-gerente de la Sociedad Española de Documentación e Información Científica (SEDIC), asociación que desde 1975 se dedica al fomento del intercambio de experiencias y a la formación especializada para profesionales de la información y la documentación.
También es responsable del Archivo Histórico de la Congregación de Religiosas de Jesús-María en la provincia de España y Director de la revista Archivoz: International Archives Magazine.

1 comentario Escribir un comentario

  1. No es fácil que la primera vez que se organiza un evento virtual de esta naturaleza resulte todo un éxito. Y sin embargo, creo que todos los asistentes coincidimos en afirmar que no se le puede achacar un pero. Detrás ha estado el estupendo equipo técnico de SEDIC que ha presentado el extenso y variado contenido de la Asamblea anual 2020 en una plataforma integradora en la que todos los asistentes hemos podido interactuar. Muchas gracias Julio, Víctor y Oskar por el desarrollo del micrositio que ha hecho posible este magnífico ejemplo de gobernanza digital; gracias también a las presentadoras de la Junta permanente y a los asistentes por su activa participación.

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