Quienes trabajamos en bibliotecas y centros de documentación sabemos que generamos un volumen creciente de datos sobre servicios, colecciones y usuarios. Estadísticas de préstamo, métricas de uso de recursos electrónicos, datos de afluencia, indicadores de satisfacción, cifras de producción científica o de adquisiciones se acumulan en hojas de cálculo que actualizamos periódicamente y que terminan alimentando memorias anuales o informes puntuales. La información está ahí, pero rara vez la explotamos de manera sistemática.
Este escenario no es exclusivo de nuestro sector. En los últimos años, organizaciones de todo tipo han incorporado herramientas de Business Intelligence (BI) para transformar datos dispersos en información visual que facilite la toma de decisiones. Lo interesante para nosotros es que estas herramientas, lejos de ser territorio exclusivo de departamentos de informática, nos resultan accesibles precisamente por nuestra experiencia con datos estructurados, metadatos y sistemas de clasificación.
Entre las opciones disponibles, Microsoft Power BI se ha convertido en una de las más utilizadas en el entorno bibliotecario. La razón es práctica: muchas instituciones académicas y administraciones públicas ya disponen de licencias de Microsoft 365 que incluyen acceso a esta plataforma.
Qué es Power BI y por qué nos resulta útil
Power BI es una herramienta de Microsoft orientada a la visualización y el análisis de datos. Permite conectar diferentes fuentes de información —archivos Excel, bases de datos, exportaciones de sistemas de gestión bibliotecaria como Alma o Koha, datos de plataformas de recursos electrónicos, conexiones vía API a bases de datos como Scopus u OpenAlex—, transformarlas y representarlas en cuadros de mando interactivos. Todo ello a través de una interfaz visual que no requiere conocimientos de programación, aunque admite un uso más avanzado para quien desee profundizar.
La implementación de un proyecto sigue tres grandes fases:
- Obtención y transformación de datos (ETL): mediante Power Query conectamos con archivos Excel, CSV o bases de datos SQL, automatizando la limpieza que solemos hacer a mano —eliminar duplicados, normalizar formatos, combinar tablas, filtrar registros—.
- Modelado de datos: establecemos relaciones lógicas entre tablas para que la información sea coherente. Aquí es donde nuestra experiencia con estructuras de datos marca la diferencia.
- Visualización: diseño de cuadros de mando interactivos que permiten filtrar por fechas, tipos de usuario o categorías con un solo clic.
La irrupción de la Inteligencia Artificial Generativa ha simplificado además la adquisición de estas competencias. Lo que antes requería dominar lenguajes técnicos como DAX para crear fórmulas complejas, hoy es más asequible: la IA actúa como asistente en la escritura de código y resolución de errores. Esto nos permite centrarnos en el análisis estratégico y no tanto en la dificultad técnica.
La cuestión ya no es si disponemos de información, sino qué herramientas utilizamos para analizarla y comunicarla. Y aquí es donde Power BI puede marcar un antes y un después.
Experiencias reales: Power BI en bibliotecas
Varios centros han documentado ya sus experiencias con Power BI, lo que permite ilustrar su aplicación con casos concretos.
La Binghamton University (Nueva York) publicó en The Code4Lib Journal un artículo sobre la construcción de un cuadro de mando que integra datos de circulación procedentes de Alma Analytics, conteos de afluencia presencial mediante sensores, estadísticas de uso de bases de datos e información de usuarios. El proyecto permitió visualizar qué áreas de la clasificación de la Library of Congress concentraban mayor actividad de préstamo y por parte de qué perfiles de usuarios, algo que hasta entonces requería cruzar manualmente datos de sistemas independientes.
En bibliotecas públicas, la Fairfax County Public Library (Virginia), con 23 sedes y cerca de 600 empleados, desplegó a partir de 2020 un conjunto de aplicaciones basadas en Power BI que van más allá del análisis estadístico tradicional: paneles para gestión de turnos, seguimiento de solicitudes de impresión 3D, acceso rápido a información de contacto de las sedes o monitorización de programas. El caso ilustra cómo una herramienta de BI puede aplicarse también a la gestión operativa cotidiana.
La Gumberg Library de la Duquesne University (Pittsburgh) documentó en las NASIG Proceedings (2025) el desarrollo de cuadros de mando para el seguimiento de recursos electrónicos a partir de datos COUNTER-5. Pasaron de informes trimestrales estáticos en hojas de cálculo a paneles interactivos actualizados mensualmente. Como señalaron sus autores, Power BI constituye una competencia transferible: lo que aprendemos creando un cuadro de mando bibliotecario es directamente aplicable a cualquier otro contexto.
En España empezamos a ver experiencias similares. La Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid utiliza WorldShare Reports en Power BI para la gestión estadística de sus servicios, con informes de circulación, adquisiciones y actividad de usuarios integrados en la plataforma. La Biblioteca de la Universidad de Sevilla ha dado un paso más: además del tradicional informe comparativo REBIUN en PDF, desde 2024 ofrece un informe interactivo en Power BI que permite a su personal realizar comparaciones personalizadas con las 76 bibliotecas universitarias españolas. Y la University of Manchester, que utiliza Power BI como herramienta corporativa, ha desarrollado una aplicación específica (Library Planning app) con informes sobre uso de espacios, colecciones y actividades formativas.
Power BI constituye una competencia transferible: lo que aprendemos creando un cuadro de mando bibliotecario es directamente aplicable a cualquier otro contexto organizativo.
Aplicaciones en nuestro entorno profesional
Más allá de los casos documentados, las posibilidades de aplicación son amplias:
- Evaluación de colecciones y política de adquisiciones. Cruzar datos de adquisiciones con indicadores de uso permite fundamentar las decisiones de compra y renovación con evidencia, algo crítico cuando los presupuestos son limitados.
- Informes de actividad y memorias. La elaboración de memorias anuales, habitualmente basada en consolidar manualmente datos de múltiples fuentes, puede simplificarse con cuadros de mando que se actualizan de forma periódica.
- Análisis del uso de recursos electrónicos. Integrar estadísticas COUNTER, datos de acceso y métricas de descarga en un único panel permite obtener una visión de conjunto del rendimiento de las suscripciones y facilita las negociaciones con proveedores.
- Bibliometría y apoyo a la investigación. En bibliotecas universitarias y centros de investigación, Power BI permite crear paneles que visualicen la producción científica institucional, su evolución temporal, la colaboración internacional o el impacto por áreas de conocimiento.
Hay institutos de investigación que, al no disponer de un sistema CRIS institucional, han encontrado en Power BI una alternativa ágil. Es el caso de centros como el Instituto de Hidráulica Ambiental de la Universidad de Cantabria (IHCantabria), está desarrollando su propio DataMart alimentado con datos de Scopus, Web of Science, OpenAlex y bases de datos ad-hoc, conectado a varios reportes en Power BI para visualizar su producción científica de forma personalizada y automatizada—publicaciones, colaboración internacional, acceso abierto, liderazgo, impacto, KPI (Key Performance Indicators)— sin los costes ni las rigideces de un CRIS comercial.
Una oportunidad de formación
Para quienes deseen iniciarse en el uso de esta herramienta con un enfoque adaptado a nuestro sector, SEDIC ofrece el curso «Introducción al uso de Power BI para bibliotecarios y documentalistas», impartido por Yusnelkis Milanés Guisado, científica de datos en el Joint Research Centre (JRC) de la Comisión Europea.
Yusnelkis Milanés es doctora en Documentación por la Universidad de Granada, máster en Ciencias de la Información y en Estadística Aplicada, y cuenta con experiencia tanto en el ámbito bibliotecario —como responsable de gestión y visualización de datos de investigación en la Biblioteca/CRAI de la Universidad Pablo de Olavide, como en el sanitario y el de la investigación europea. Este perfil, que combina información y documentación con ciencia de datos, permite abordar el curso desde las necesidades reales de nuestro colectivo.
El curso, de 60 horas lectivas, se desarrolla en modalidad online entre el 2 y el 27 de marzo de 2026 (tres semanas de docencia y una para el proyecto final). El programa incluye fundamentos de visualización, conexión a fuentes de datos, transformación con Power Query, creación de visualizaciones interactivas y elaboración de cuadros de mando, con un proyecto final basado en datos del ámbito bibliotecario.
Las plazas están limitadas a 30 participantes.
Si necesitas complementar tu formación sobre este tema, te aconsejamos consultar este enlace: https://www.sedic.es/introduccion-al-uso-de-power-bi-para-bibliotecarios-y-documentalistas/
Referencias
Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid. Informes de WorldShare en Power BI [en línea]. Biblioguías UCM. [Consulta: 9 febrero 2026]. Disponible en: https://biblioguias.ucm.es/informes-wms
Biblioteca de la Universidad de Sevilla. Comparativa REBIUN 2019-2023 [en línea]. BUS, octubre 2024. [Consulta: 9 febrero 2026]. Disponible en: https://bib.us.es/sites/bib3.us.es/files/comparativa_rebiun_2019-2023_v2_2.pdf
Binghamton University Libraries. Bringing it All Together: Data from Everywhere to Build Dashboards [en línea]. The Code4Lib Journal, 60, 2023. [Consulta: 30 enero 2026]. Disponible en: https://journal.code4lib.org/articles/17693
Fairfax County Public Library. Library Power BI apps [en línea]. Urban Libraries Council. [Consulta: 30 enero 2026]. Disponible en: https://www.urbanlibraries.org/innovations/library-power-bi-apps
McCormick, K.; Moon-Chung, J. Y.; Behary, R. Creating Electronic-Resource Usage Dashboards Using Power BI [en línea]. NASIG Proceedings, 39, 2025. [Consulta: 30 enero 2026]. Disponible en: https://doi.org/10.3998/nasig.7741
REBIUN. Anuario estadístico REBIUN [en línea]. Red de Bibliotecas Universitarias y Científicas Españolas. [Consulta: 30 enero 2026]. Disponible en: https://www.rebiun.org/grupos-trabajo/estadisticas
University of Manchester Library. Library reporting and business intelligence [en línea]. StaffNet. [Consulta: 30 enero 2026]. Disponible en: https://www.staffnet.manchester.ac.uk/library/resources/reporting/
Yusnelkis Milanés Guisado
Científica de datos. Joint Research Centre. Comisión Europea. Co-coordinadora Título Experto en Apoyo a la Investigación. Universidad Pablo de Olavide.