Los docentes implicados en la formación de los futuros profesionales de la información y la documentación tenemos el deber, no sólo de mostrarles los cambios rápidos a los que se ha enfrentado y enfrenta la profesión en el momento en el que se forman, sino también de enseñarles que, ante un cambio, se requiere reflexión y método. El cambio por el cambio no funciona. Gestionar cualquier cambio es indispensable, tanto los impuestos desde la organización de la que dependemos como los impulsados por algunos de los integrantes de la unidad organizativa en la que trabajamos. Sin duda alguna a la hora de enfrentarse a un cambio se requieren competencias y habilidades relacionadas con la capacidad crítica y de análisis, el trabajo en equipo, la iniciativa, el riesgo y el compromiso, sin olvidar que es necesario un procedimiento específico que ayude en la implantación y amortigüe la resistencia de los individuos afectados. A título de ejemplo se recogen los pasos o niveles de implicación recomendados por M. Costa y E. López (Los secretos de la dirección. Madrid: Pirámide 2000):
- Estar pendiente del mejor momento para introducir el cambio
- Consultar a los afectados por el cambio
- Asegurarse de que los afectados por el cambio comprenden su necesidad
- Definir los objetivos del cambio
- Describir las características del cambio para que todo el mundo sepa lo que implica
- Alterar lo menos posible las costumbres existentes y las relaciones informales
- Proporcionar los medios que amortigüen las tensiones que resultan de la introducción del cambio
- Evitar que se propaguen errores de información
- Implicar a la gente en la implantación del cambio
- Planificar la estrategia de comunicación (especificar los rasgos del cambio que generan preocupación, cómo se va dirigir a cada grupo o persona implicada, identificar los individuos que pueden intentar boicotear el cambio, preparar posibles réplicas, etc.)
- Hacer la presentación del cambio (capacidad de escucha, empatía y paciencia son cualidades imprescindibles)
- Organizar la implantación del cambio (calendario, responsabilidades específicas, seguimiento y ayuda ante los obstáculos)
- Anticiparse a posibles problemas
- Ser sensible ante las dificultades, resistencias y emociones derivadas de los procesos de cambio.
¿Se han gestionado o se gestionan de este modo los cambios en los que hemos tenido alguna responsabilidad o en aquellos en los que hemos sido únicamente agentes afectados?
Ana Reyes Pacios Lozano, Profesora titular del Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad Carlos III de Madrid, participa en las X Jornadas de Gestión de la Información.