El sistema de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid

Según reza el artículo 10 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, se entiende por Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid “el conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos con que se protegen y hacen funcionar los Archivos sobre los que la Comunidad Autónoma tiene competencias, al servicio de la Administración, de los derechos e intereses de los ciudadanos y de la investigación histórico-científica”.

Es decir, el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, está compuesto por los centros de archivo, los conjuntos de documentos denominados fondos documentales, el personal que los atiende, los medios económicos y materiales indispensables para desarrollar sus actividades, los procedimientos archivísticos para la gestión de los documentos analógicos y electrónicos, y la normativa jurídica que los regula.

La Administración Autonómica debe garantizar la conservación, acrecentamiento, difusión y uso adecuado del patrimonio documental, archivos y colecciones de interés de la Comunidad de Madrid, que no sean de titularidad estatal, así como de los archivos del Estado cuya gestión haya sido transferida mediante el correcto funcionamiento del Sistema. Actualmente, el órgano competente para llevar a cabo este cometido es la Dirección General de Patrimonio Cultural, adscrita a la Consejería de Cultura y Turismo, a través de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental.

Por Decreto 280/2019, de 29 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Cultura y Turismo (Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid núm. 259, de 31 de octubre), se establecen nuevas competencias en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental de la Dirección General de Patrimonio Cultural y la nueva denominación de la Subdirección General. La novedad estriba en todo lo relativo a la gestión documental y es que, la mayoría de los profanos en la materia, identifican a los centros de archivo con otras instituciones de marcado carácter cultural, como las bibliotecas y los museos. En el caso de los archivos, como se señala en la definición de “Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid” de la Ley 4/1993, están al servicio de la Administración a la que pertenecen, de los ciudadanos y, por último, de la investigación. Esto es así porque, a diferencia de las bibliotecas y de los museos que se crean con cierta intencionalidad, el archivo nace de forma espontánea como reflejo documental de las funciones que tiene encomendadas la institución o persona a la que pertenecen. Por ello, los documentos de archivo pasan por varias fases desde que se originan hasta que se pueden eliminar o conservar indefinidamente para uso científico-cultural. Esto es lo que se denomina ciclo vital de los documentos, que se estructura en fase de archivo de oficina, fase de archivo central, fase de archivo intermedio y fase de archivo histórico.

En definitiva, hasta que los documentos no alcanzan cierta edad, su utilidad está más dirigida a la gestión que a la investigación, lo que no significa que haya que fracturar el Sistema, y, por ende, la política archivística es transversal y afecta a toda la Administración madrileña.

Por otra parte, también era necesario hacer frente a los desafíos ocasionados por la irrupción de las nuevas tecnologías en la generación, gestión, eliminación o conservación de los documentos de archivo.

En consecuencia, las competencias establecidas en el mencionado Real Decreto son:

1. La dirección y coordinación del ejercicio de las competencias de la administración relativas al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, de conformidad con lo previsto en la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.
2. Las competencias de la Comunidad de Madrid previstas en la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, relativas la defensa, conservación, acrecentamiento, difusión y uso adecuado del patrimonio documental, tanto en soportes tradicionales como electrónicos, archivos y colecciones de naturaleza análoga de interés de la Comunidad de Madrid y los archivos de titularidad estatal cuya gestión haya sido transferida.
3. La gestión del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid y del Archivo Histórico de Protocolos de Madrid.
4. La gestión de los servicios de archivo electrónico y de los repositorios de documentos y expedientes electrónicos de la administración de la Comunidad de Madrid, así como la administración, gestión y establecimiento de los requisitos funcionales y medidas organizativas del sistema informático corporativo de la Comunidad de Madrid de gestión de documentos y archivos, en colaboración con la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid.
5. La política archivística y de gestión documental, así como la coordinación, dirección técnica y elaboración de normativa específica sobre todas las fases de archivo y sobre la producción y gestión de los documentos, incluidos aquellos en soporte electrónico, respecto al Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid, del Consejo de Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid, así como el impulso de los archivos autonómicos para la mejora de la gestión de la administración y del servicio a la investigación histórica y científica.
6. La creación, modificación y supresión de los Servicios Delegados de Archivo en la Administración de la Comunidad de Madrid y sus organismos y empresas vinculadas o dependientes.

Para poder llevar a término las mismas, la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental se estructura en varias unidades:

• Unidad Técnica de Planificación y Programación Archivística: define las líneas de actuación en política archivística y coordina a las diferentes unidades.

También es responsable de dos Unidades:

• Unidad de Gestión Económico – Administrativa y de Formación, encargada de la tramitación y seguimiento de los procedimientos económicos; la realización y el mantenimiento del inventario de los bienes muebles de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental y de sus centros de archivo dependientes; la coordinación de la elaboración del borrador de los anteproyectos de presupuestos, la gestión de personal, la coordinación de las propuestas de formación impartidas por el personal adscrito a la Subdirección General y el control de la formación del personal.
• Unidad de Difusión y Divulgación, cuyos objetivos son hacer llegar los archivos y los documentos a la población de todas las edades, para lo que prepara muestras de documentos y otros eventos culturales y realiza actividades educativas en colaboración con las escuelas, institutos y universidades de la Región; y llegar al mundo de los profesionales españoles y extranjeros mediante publicaciones, intercambios, etcétera.
• Unidad de Inspección de Archivos: planifica y ejecuta las actuaciones relacionadas con la gestión de los documentos generados por la Administración de la Comunidad de Madrid; supervisa y coordina los Servicios Delegados de Archivo en las Consejerías; órganos de gestión sin personalidad jurídica, Organismos Autónomos, empresas y entes públicos; realiza la inspección superior del funcionamiento técnico de los archivos y canaliza las peticiones de apoyo técnico que los archivos del sistema formulen y, mediante el Servicio de Acceso y Valoración de Documentos, coordina las tareas de identificación y valoración de los documentos que forman parte del Patrimonio Documental madrileño para determinar su régimen de acceso y todo lo referido a su expurgo.
• Unidad de Protección y Promoción del Patrimonio Documental: gestiona las incorporaciones de documentos y fondos documentales que se realizan por ingreso extraordinario (compra, depósito, legado, etcétera); gestiona la ayuda técnica y económica a los archivos municipales y a las entidades privadas de la Región; colabora con la Subdirección General de Protección y Conservación de la Dirección General de Patrimonio Cultural en la incoación de los Expedientes de protección del Patrimonio Documental madrileño y confecciona el Censo del Patrimonio documental y el Directorio y Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid.
• Unidad de Normativa y Calidad de los sistemas Archivísticos: actúa como interlocutora con la Agencia Española de Protección de Datos y con la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid; participa en los proyectos de Administración Electrónica, Calidad de los Servicios y Atención al Ciudadano de la Comunidad de Madrid; elabora normas técnicas y lleva a cabo actuaciones de mejora de la calidad de los servicios y de la gestión de usuarios y servicios en relación con las tecnologías de la información y la comunicación.
• Unidad de Restauración y Reproducción de Documentos: elabora directrices de conservación, restauración y reproducción de los documentos que conforman el Patrimonio Documental madrileño; asesora a los titulares de dichos bienes sobre las buenas prácticas en la ejecución de dichas directrices y a los técnicos de archivos; diseña, coordina y ejecuta los planes de microfilmación y digitalización de los Archivos de la Comunidad de Madrid; es responsable de la coordinación y mantenimiento del Taller de Restauración y Encuadernación y del Taller Reproducción de Documentos y es responsable del archivo de seguridad analógico y digital.

En la actualidad la ejecución de todas estas actividades está siendo llevada a cabo por 14 Facultativos de Archivo, 3 Ayudantes, de los cuales 9 son funcionarios de carrera y 8 funcionarios interinos, un Técnico Superior, laboral fijo, 3 Administrativos y 3 Auxiliares Administrativos, y aunque han finalizado recientemente los procesos selectivos relativos al Cuerpo Superior Facultativo y al Cuerpo de Técnicos Especialistas en Archivos, varios funcionarios interinos van a ser sustituidos por funcionarios de carrera y numerosas plazas van a continuar vacantes, por lo que el incremento real de la platilla no va ser notorio.

Debido a esta situación, la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental acude asiduamente a la contratación de servicios externos que realizan el trabajo de campo, principalmente, del tratamiento de los documentos acumulados por los órganos de la Administración madrileña y de una parte importante de los documentos ingresados de modo extraordinario; de la elaboración de los Estudios de Identificación y Valoración de series documentales, del Censo del Patrimonio Documental y del Directorio y Estadística de Archivos; y de las tareas de restauración, encuadernación y reproducción de bienes integrantes del Patrimonio Documental regional, en este último caso por carecer de personal en plantilla especializado.

Todo ello implica un importante trabajo de planificación y de esfuerzo logístico (actualización de los accesos externos a las aplicaciones propias de la Comunidad de Madrid, mantenimiento de equipos informáticos y electrónicos y del aparataje de los talleres, organización de los espacios de trabajo, control de acceso al centro de trabajo de personal externo y de vehículos para el traslado de documentos, etcétera), pues dichos contratos, en su mayor parte, se ejecutan en la sede de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental de la Comunidad de Madrid, ya que los documentos se custodian o trasladan a los depósitos del Archivo Regional, y suponen un incremento de personal anual promedio de 25 trabajadores durante la fase de ejecución.

A la falta de personal en plantilla habría que añadir otras carencias como el bajo presupuesto.

No obstante, a pesar de las carencias señaladas, la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental ha conseguido importantes logros, entre los que cabe destacar:

• La elaboración de planes y programas de archivos
• La implantación del Sistema de Información Gestión de Archivos – SGA
• La participación en las actividades de instituciones archivísticas nacionales e internacionales.
• La implantación de 7 Servicios Delegados de Archivo en distintas Consejerías
• La aprobación de 52 tablas de valoración y de la eliminación de más de 34.092 m/l de documentos (de los cuales se han destruido 29.697)
• La transferencia al Archivo Regional de 46.000 m/l de documentos
• El depósito de 67 Archivos Históricos Municipales en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, el ingreso extraordinario varios fondos y colecciones privados, entre los que destacan las colecciones fotográficas de Martín Santos Yubero, Cristóbal Portillo, Nicolás Muller y Pablo Pérez – Mínguez
• La gestión de subvenciones a entidades públicas y privadas poseedoras de Patrimonio Documental madrileño, para el tratamiento archivístico y la restauración de documentos y el equipamiento de sus centros de archivo.
• La impartición de Cursos de Archivos de Oficina para gestores y otros cursos sobre temática archivística para empleados de la Administración Local y de Universidades.
• La difusión del Patrimonio Documental madrileño a través de exposiciones, visitas guiadas dirigidas estudiantes, incluida la enseñanza universitaria, apoyo a los profesores en la preparación de clases curriculares, tutorización de las prácticas de másteres y cursos de postgrado, participación en el Día Internacional de la Infancia, preparación de Jornadas Técnicas y de actividades para el Día Internacional de los Archivos; restauración y reproducción de documentos de gran valor histórico – científico, etcétera.

Fuentes:
 Portal de transparencia de la Comunidad de Madrid

 Portal de archivos de la Comunidad de Madrid

 Portal del contratante

 Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid (Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid núm. 101, de 30 de abril).