Durante la sesión de tarde del CNADE (IV Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrónico) desarrollado durante la sesión de la tarde del 21 de enero del 2025 se llevó a cabo la presentación del nuevo Grupo de Interés de SEDIC, intervino en la misma Rosario Lopaz, la presidenta de SEDIC y miembros del Grupo, que inició la intervención resaltando la celebración del 50 aniversario de SEDIC. Rosario destacó que SEDIC tiene como objetivo primordial la generación de un espacio organizativo que esté a la vanguardia, que sea eficaz y adaptable, además de centrado en los retos de la profesión, con representación de los intereses de la comunidad internacional ante las administraciones públicas españolas, pero también ante la Unión Europea y los diversos organismos internacionales. Comentó que en el plan estratégico elaborado para el periodo 2024-2028 de SEDIC se han desarrollado una serie de líneas y objetivos que están dirigidos al impulso e implementación de la transformación electrónica y la administración digital, esta línea se ha plasmado en la creación de este grupo de interés e indicó que era un grupo abierto, para el que no se requería ser socio para participar. Resaltó que el grupo busca una mejora en la calidad de los servicios, tanto públicos como privados, teniendo como punto central el uso de las tecnologías y el ámbito de los archivos.
En la primera parte, Rosario habló del marco legal y normativo del grupo, sobre la implementación en las administraciones, los objetivos del grupo de interés y las líneas de acción. Y, en segundo lugar, Ana Naseiro, vicepresidenta de SEDIC, comentó las actividades concretas del grupo, los perfiles profesionales destacados en la administración electrónica y los archivos y los relacionó los componentes del grupo de interés.
En la exposición Rosario habló de la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común, como el marco legal con la que trabajan los profesionales de la información y la documentación. El objetivo de esta Ley es, entre otros, la simplificación de los procedimientos administrativos. También destacó en el marco de interés la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público que establece la obligación de las administraciones públicas de relacionarse por medios electrónicos. Comentó que estamos en la senda de implementar todo lo que están recogido en esta normativa y contempla como principio de actuación en esta implementación la interoperabilidad de los medios electrónicos y los sistemas, así como la prestación conjunta de los servicios a los ciudadanos, poniendo el foco de interés precisamente en el ciudadano. Otra normativa que destacó del marco fue el Decreto 213/2021 que aprobó el Reglamento de actuación y funcionamiento del Sector Público, que también concretiza el uso de medios electrónicos para la tramitación de los procedimientos administrativos insistiendo en la idea de que los ciudadanos nos relacionemos con la administración de manera electrónica. En este marco, habló de la necesidad de la interoperabilidad de la administración pública. E Indicó que estas normas por lo que se refiere a los archivos y a la gestión documental tratan sobre los archivos digitales únicos derivados de expedientes y documentos electrónicos únicos sujetos a un ciclo vital. En relación a su puesta en funcionamiento relató que en un mundo ideal cada vez que se incoe un expediente o cada vez que un documento entre por registro en cualquier tipo de administración, lo idóneo es que esté ya clasificado, metadatado y dado de alta en el sistema de gestión documental. Para que, desde el principio del ciclo vital, en la primera fase del ciclo documental, es decir, del continuum documental y de la gestión del documento esté se encuentre organizado, que es lo que siempre reivindican los profesionales de la documentación, que esté desde el inicio de la creación controlado desde el punto de vista documental. Concluyó que los documentos, expedientes y archivos digitales tienen que ser únicos para cumplir algunos de los principios recogidos en la legislación: ser fiables, auténticos, íntegros, …
Rosario destacó que desde la profesión tenemos siempre en cuenta al ciudadano como primer foco de la acción pública. Por lo que todo lo que es implementación electrónica y en concreto las acciones del grupo de interés que está empezando a funcionar están dirigidos a que los ciudadanos y las administraciones desarrollen unos procedimientos simplificados y una implementación de la administración electrónica a través de lo que los archiveros y gestiones documentales pueden aportar. Indicó que, por ejemplo, sin una política de gestión del documento electrónico, las organizaciones no van a poner, definir, crear y gestionar este tipo de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo. Destacó otras herramientas desarrolladas por los archiveros como el papel de los calendarios de conservación, la revisión de la normativa actual, del catálogo SIA y del papel de la serie documental en la administración electrónica.
A continuación, Ana habló de las actividades concretas del grupo. Una de las actividades que ha propuesto el grupo como prioridad es realizar un itinerario formativo. Es esencial aumentar el conocimiento de los profesionales en las herramientas. Y no sólo desde el punto de vista tecnológico, donde hay profesionales dedicados a la informática. Indicó las carencias en la parte funcional y de gestión documental en la implementación de la administración electrónica, que es uno de los objetos de conocimiento de los profesionales de la gestión la documentación y de la información, especialmente, de los archiveros. Los profesionales de la información y la documentación no hablan con un lenguaje informático, pero sí tienen que tener un conocimiento básico para poder comunicarse con los profesionales de las TIC, por ejemplo, en el ámbito de las incidencias informáticas o desarrollos. Resaltó la importancia en la administración electrónica de una formación orientada a la coordinación, al liderazgo y al trabajo en equipo en el ámbito de la gestión documental y la elaboración de proyectos de transformación digital y administración electrónica.
Por otro lado, habló de la necesidad de una formación en alfabetización digital y electrónica. Muchos de los usuarios y ciudadanos que acuden a la administración electrónica no están formados en el ámbito digital. Los usuarios preguntan, por ejemplo, ¿cómo presentar un registro electrónico. Dudan si hacerlo a través de la oficina de registro o directamente en la sede electrónica. Comenta que faltan formaciones a los usuarios y que el objetivo es centrarse también en ello, en dar un cierto apoyo a las instituciones para enseñarles cómo formar a los usuarios en los medios electrónicos de manera dinámica.
Otra de las formaciones que destacó que había que incluir en el itinerario son las habilidades de comunicación de nuestros profesionales. Comentó que la transformación digital ya no es trabajo aislado en general, requiere la colaboración de los actores de las administraciones, archiveros, juristas, informáticos, profesionales de las oficinas. Puso en primera línea el papel del archivero que está en el núcleo central, aunque se haya aislado al principio en este proceso, cree que el archivero tiene que estar en ese cambio y que hay adaptar ese cambio también a las necesidades que ve el archivero. Por otro lado, habló de la formación tecnológica, que debe de adelantarse a las necesidades, los cambios de versiones de las tecnologías, las nuevas plataformas, todo eso requiere un profesorado que está al día constantemente de esa necesidad de formación.
A continuación, comentó otras de las actividades del grupo que se centra en la definición de los nuevos perfiles profesionales, sus competencias y capacidades en el ámbito de la información y la documentación. Habló de los niveles de partida que ha analizado el grupo que son el de gestor de datos, que aparece en la cúspide de la pirámide y que ha colocado la IA al reflejarlo en un esquema, lo que refleja un sesgo que considera al especialista de la gestión de datos como la cumbre del proceso, tal y como se considera a nivel social. Por debajo del esquema aparece el especialista en gestión de la información y de la documentación. Luego, el profesional que automatiza los procedimientos administrativos, a continuación, el que se dedica a la preservación digital y finalmente el profesional de seguridad de datos y de documentación digital.
Por último, Ana habló de la tercera línea de acción del grupo que es la búsqueda de sinergias con las instituciones, asociaciones y administraciones públicas y privadas.
Finalmente, destacó a los miembros que forman parte del grupo: María del Rosario Lopaz Pérez; Ana Álvarez Lacambra; José Luis Fernández Jerez; María Felisa Gallo Ruiz; Marta Jiménez Martín; Carmen Morales; María de la Riva Iglesias; Ana Ramiro Nieto; Nuria San Servando Hernández y Ana Naseiro Ramudo.
Para más información de Grupo de Interés:
- Enlace de la página web: https://www.sedic.es/grupo-de-trabajo-de-administracion-electronica-y-transformacion-digital/
- Enlace al vídeo de la presentación: https://cnade.es/sala-colon-i-jornada-iv-cnade/
Ana Naseiro Ramudo
Vicepresidenta de SEDIC