El Desafío de la preservación digital. Situación actual y perspectivas. Crónica Desayunos Profesionales SEDIC 2019

El pasado 29 de noviembre se celebró en la Sala de Conferencias de la Facultad de Ciencias de la Documentación de la Universidad Complutense de Madrid  un Desayuno profesional que bajo el lema “El desafió de la presenvación digital.Situación actual y perspectivas” reunió a  especialistas y profesionales destacados del sector para que compartieron sus experiencias en materia de preservación digital, reflexionando sobre los principales desafíos que deberán ser abordados en los próximos años.

Con la presentación de María Teresa Fernandez Bajón, Directora del Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la UCM; Rosario Lópaz, vocal de la Junta Directiva de SEDIC  y Francisco José Valentín, director del Área de Archivos y Preservación Digital en ODILO, dio comienzo este desayuno profesional 2019.

Los Desayunos Profesionales de SEDIC constituyen uno de los eventos organizados por SEDIC de mayor interés para el profesional de la información. Con su puesta en marcha en 2011, la Asociación trataba de facilitar un lugar de encuentro y de debate a profesionales de diversos ámbitos especializados dentro del sector de la gestión de la información y la documentación.

Con su consolidación en 2012 y 2014, y su cambio de formato hacia un debate abierto, se trató de ofrecer no solo un debate constructivo, sino potenciar cierta visibilidad de este tipo de especialistas dentro de la profesión. En 2015 se comenzó a organizar en la Sala de Conferencias de la Facultad de Ciencias de la Documentación de la Universidad Complutense de Madrid para facilitar así la asistencia de más público y ofrecer mayor difusión dentro y fuera del sector.

En la actualidad, los Desayunos profesionales de SEDIC se han convertido en uno de los eventos de periodicidad anual más importantes de los que organiza la Asociación, en los que se plantea el debate en torno al desarrollo profesional atendiendo a las áreas temáticas con mayor progresión, y facilitando al profesional casos de éxito y ejemplos diversos a la hora de desarrollar una carrera profesional en el ámbito de la gestión de la información y documentación.

En este año, el Desayuno profesional giró entorno a la preservación digital, su desafío, situación actual y perspectivas. EL objetivo principal del mismo ha sido dar voz a los profesionales destacados del sector para que compartieran sus experiencias en materia de preservación digital, y reflexionaran sobre los principales desafíos que deberán ser abordados en los próximos años.

La preservación digital, como se fue viendo a lo largo de la jornada, es un aspecto del desarrollo tecnológico vital para la conservación de la información generada por instituciones públicas y privadas. Su finalidad es mantener la capacidad de utilizar los objetos digitales de manera indefinida en el tiempo con el propósito de conseguir: la integridad de la información, la no obsolescencia de los soportes de almacenamiento y el buen estado de conservación de los soportes y sistemas de almacenamiento. Por tanto, esta información digital plantea enormes retos y dificultades, tanto para su conservación como para mantener su acceso en las condiciones actuales asegurando su comprensión y contexto de creación.

Conferencia «La digitalización de los archivos personales. Los legados literarios»

Conferencia: “La digitalización de los archivos personales. Los legados literarios».

Presentada por María Teresa  Fernández Bajón, Directora del Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la UCM, corrió a cargo de Javier Ortega Álvarez, Consejero de Cultura y Turismo de la Junta de Castilla y León, quien mostró de forma detallada el proyecto de organización, clasificación y preservación digital del archivo personal de Miguel Delibes.

Desayuno y Networking

Después de un receso para el desayuno y networking, siempre bien acogido por los asistentes como momento para el encuentro, reencuentro y presentaciones entre los profesionales, profesores, estudiantes, se retomo esta jornada con la mesa redonda.

Mesa redonda: El Desafío de la preservación digital integrada por:

  • Carlota Bustelo, Consultora principal Gabinete Umbus SL, socio proyecto europeo EARK3 (eArchiving).
  • Josetxo Cerdán Los Arcos, director de la Filmoteca Nacional
  • Juan Ramón Romero Fernández-Pacheco, director del Archivo Histórico Nacional.
  • Ricard Pérez, Jefe de Área de Gestión Documental y Administración Electrónica. Subdirección General de los Archivos Estatales.
  • Mar Pérez Morillo, directora de la División de Procesos y Servicios Digitales de la Biblioteca Nacional de España.

Mesa redonda
Carlota Bustelo,
Josetxo Cerdán Los Arcos, Juan Ramón Romero Fernández-Pacheco, Ricard Pérez,, Mar Pérez Morillo

La presentación y moderación de la mesa estuvo a cargo de Carlota Bustelo, Consultora principal Gabinete Umbus SL, socio proyecto europeo EARK3 (eArchiving). En esta mesa participaron, en primer lugar, Mar Pérez Morillo, directora de la División de Procesos y Servicios Digitales de la Biblioteca Nacional de España quien expuso la numerosa tipología  de documentos que se están preservando digitalmente en la BNE. Además, nos hablo de cómo abordar un proyecto de preservación /digitalización en una institución de gran tamaño, así como la planificación, recursos y dificultades que son necesarios a tal fin.

En segundo lugar, la exposición de Juan Ramón Romero Fernández-Pacheco, Director del Archivo Histórico Nacional, giró alrededor del panorama actual en cuanto a la preservación digital en los Archivos Estatales. Comentó que abordar desde el Ministerio de Cultura el reto de la preservación digital, dada la limitación de sus recursos, es una tarea de gran dificultad que requiere el un trabajo conjunto interministerial que consiga, junto con el Ministerio de Administraciones Públicas, el objetivo de preservar y acceder a la información de los Archivos Estatales. Asimismo, destacó la importancia del establecimiento de un marco jurídico para establecer el sistema de gestión de los archivos que contemple la totalidad de la normativa de archivos digitales y electrónicos, para conseguir su preservación digital. Declaró que el gran reto de la transformación digital es pasar del documento como: “papel más información”,  a sólo información, es decir, la inclusión de los metadatos. En este contexto, hizo alusión a los  primeros pasos de la digitalización masiva iniciados en los años 2008-2012, hasta pasar al objetivo de la preservación digital en 2015 y 2016, incluyendo la creación de metadatos propios  de preservación digital que nos lleva a abordar nuevos retos para los documentos  nacidos de forma digital.

Juan Ramón Romero Fernández-Pacheco, Director del Archivo Histórico Nacional,

En tercer lugar, Josetxo Cerdán Los Arcos, director de la Filmoteca Nacional, comenzó su intervención aludiendo a los inconvenientes  que tiene la industria audiovisual a la hora de abordar la preservación digital de los archivos fílmicos. Las dificultades que aborda la Filmoteca Española para hacer posible la preservación digital, como en otras instituciones, vienen referidas a la falta de recursos económicos, principalmente, así como las herramientas actuales que están ralentizando los trabajos de preservación. La conclusión a la que llegó Josetxo Cerdán, coincide con la de todos los ponentes presentes en la mesa:  en la actualidad, no se puede hacer frente a la preservación digital con los recursos que manejan las instituciones.

En cuarto lugar, Ricard Pérez, Jefe de Área de Gestión Documental y Administración Electrónica, perteneciente a la Subdirección General de los Archivos Estatales, expuso las tareas principales que realiza la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA), quien es la encargada de aprobar los dictámenes de valoración y conservación documental que auxilian en la implantación de la administración electrónica.  Además, expuso las razones que hacen imprescindible la implicación de los archiveros en cuanto al diseño de metadatos de valoración y conservación, así como para el estudio y análisis de los procedimientos esenciales para gestionar los archivos digitales y abordar el reto de la preservación digital. Esta última cuestión no implica únicamente a los archiveros como actores necesarios de la preservación, es necesario el diseño y desarrollo de políticas de preservación digital por parte de las Administraciones Públicas.

Por último, Carlota Bustelo finalizó las exposiciones presentando el proyecto eArchiving de la UE, para conocer las herramientas existentes en el marco comunitario que desarrollan la preservación digital, en el marco de la Connecting Europe Facility. Este proyecto actúa como una plataforma de recursos para la preservación digital, actuando como fuente de financiación para los países comunitarios implicados en el reto y los desafíos que se nos presentan con esta forma de preservación. También, se abordó el concepto de Building Block cuyo desarrollo implica la necesidad de aplicar las herramientas de la Unión Europea en el modelo español de administración y archivo electrónico.

Carlota Bustelo presentando el proyecto eArchiving de la UE

La jornada terminó con las interesantes preguntas que el publico asistente planteo a los ponentes quienes dieron respuesta a todas ellas, dando lugar a un espacio de reflexión en torno al desafío y retos de la preservación. El símil de la preservación digital como un gran elefante, que, actualmente,  se está: “troceando y comiendo”, poco a poco por parte de las instituciones con para dar soluciones  a la preservación digital en la actualidad, así como la necesidad de una colaboración entre todas las instituciones para conseguir abordar el reto de la preservación digital, nos sirve de conclusión a estas jornadas de gran éxito, tanto en la cantidad de público asistente como en la calidad de las intervenciones de todos los ponentes.

Entrega VI Premio al proyecto universitario más innovador en el ámbito de la gestión de la información y de la documentación

Al cierre de este desayuno profesional se hizo entrega del VI Premio al proyecto universitario más innovador en el ámbito de la gestión de la información y de la documentación  que, como cada año, el objetivo es buscar y destacar públicamente los proyectos teóricos más innovadores que pudieran tener mayor aplicación práctica en el ámbito empresarial entre los trabajos de los estudiantes universitarios de universidades españolas (Trabajo Final de Máster o Trabajo Final de Grado). La encargada de leer el acta con el fallo del premio fue María Teresa Fernández Bajón, presidenta del jurado, acompañada por Yolanda de la Iglesia, presidenta de SEDIC.

El 1º premio fue para Jorge Juan Linares Sánchez por el Trabajo Final de Máster «Datos enlazados para el estudio de la pervivencia literaria: aplicación a la literatura grecolatina», dirigido por Sonia Sánchez Cuadrado de la Facultad de Ciencias de la Documentación de la Universidad Complutense de Madrid.

El 2º premio fue para Almudena Borrego Campos por el Trabajo Final de Grado «Nou servei de suport a la docència i la investigación a Biblioteca IQS (Universitat Ramon Llull): creació d’un nou apartat web», dirigido por Joan-Isidre Badell de la Universitat Oberta de Catalunya.

Y el 3º premio fue para Inmaculada López Zurrón por el Trabajo Final de Máster «Diseño y Gestión del Centro de Documentación y Biblioteca Virtual Antonio Arribas de Antequera», dirigido por Jesús Robledano Arillo e Isabel Medrano Corrales de la Universidad Carlos III de Madrid.

Una vez más, agradecemos al Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad Complutense de Madrid  y a ODILO  la participación en la organización de este evento, así como al público asistente.

Si queréis seguir el desayuno lo podeis visualizar en el siguiente link: desayuno profesional SEDIC 2019

Rosario Lópaz

Consultora en gestión documental y transparencia. Especialista en estudios de valoración documental
Vocal de la Junta Directiva de SEDIC

Laila Salameh Rodríguez

Diplomada en Biblioteconomía y Documentación y Graduada en Información y Documentación en la Universidad Complutense de Madrid
Vocal de la Junta Directiva de SEDIC.

 

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