AtoM, software de fuente abierta para la gestión de archivos

Internet y la web han cambiado nuestra forma de entender el mundo en poco más de treinta años. Los archivos también han transformado su gestión a medida que se han asentado las nuevas tecnologías. La normalización de la descripción, impulsada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA, por sus siglas en inglés) con normas como ISAD(G), y el desarrollo de la gestión documental facilitaron la automatización de buena parte de su actividad (Llansó Sanjuan, 2016).

Gestionar y difundir

Un sistema de gestión de archivos acompaña a los documentos durante toda su vida: adquisición, evaluación, catalogación, almacenamiento, preservación, búsqueda y acceso. No es solo una herramienta interna: de lo que se registra en él depende lo que después puede ofrecerse a la sociedad.

La difusión es una función primordial de los archivos, pues acerca sus fondos a los ciudadanos y hace efectivo su derecho a acceder a la cultura (Campos Ramírez, 2009). Sin embargo, requiere un paso previo: tener el archivo organizado y descrito, porque un documento sin describir difícilmente se puede encontrar en la web. Internet ha facilitado esa tarea: una exposición virtual no necesita sala ni vitrinas, y una página web llega a un público más amplio sin barreras geográficas. Aun así, la difusión se ha considerado una de las actividades archivísticas menos desarrolladas, entre otras causas por un déficit crónico de recursos.

Gestión y difusión van, por tanto, unidas, y ambas necesitan una aplicación adecuada. Pero esa escasez de recursos condiciona la elección: los programas diseñados o adaptados a cada institución tienen un coste económico, y por eso organizaciones grandes y pequeñas se plantean el software libre como alternativa.

La difusión requiere un paso previo: tener el archivo organizado y descrito.

Un software nacido del ICA

Ese problema está en el origen de AtoM (Access to Memory). La idea surgió a comienzos de los años 2000 entre comités del ICA y la UNESCO, y en 2005 una subvención de la UNESCO al ICA permitió impulsarla y encargar la aplicación a Artefactual Systems. En 2008, el comité directivo del proyecto fijó como objetivo un programa libre pensado sobre todo para las instituciones que no podrían costearse otra opción, y útil tanto para las pequeñas como para las grandes. Hoy, Artefactual lo desarrolla y mantiene con aportaciones de su comunidad de usuarios. La versión más reciente es la 2.10.2, de agosto de 2026.

AtoM es una aplicación web libre para la descripción archivística y el acceso público, multilingüe y capaz de gestionar varios repositorios. Ofrece plantillas para ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDIAH, ISDF y Dublin Core, registros de ingreso, derechos y ubicación física, y consulta web de descripciones y objetos digitales. También importa y exporta datos en XML y CSV, y su repositorio OAI permite que otros sistemas recolecten sus metadatos.

Gestión y difusión van unidas, y ambas necesitan una aplicación adecuada.

Ventajas y límites de lo gratuito

La primera ventaja de AtoM es que no hay que pagar licencia, y la AGPLv3 permite copiarlo, modificarlo y redistribuirlo con atribución. El software libre da, además, independencia: una empresa de software propietario puede desaparecer y, con ella, el programa al que daba soporte, mientras que un programa libre puede seguir actualizándose y adaptándose a nuevos contextos. AtoM lleva casi dos décadas publicando nuevas versiones, desde la primera beta de 2008.

También destaca por su orientación archivística. Se basa en las normas del ICA y permite incorporar datos de sistemas anteriores. Una evaluación comparativa de 2011 ya apuntaba otros puntos fuertes, como el control de usuarios más completo de las tres aplicaciones analizadas y unos metadatos de registro compatibles con estándares internacionales (Morato et al., 2011).

Ahora bien, no pagar licencia no significa que el programa salga gratis. El software libre no siempre es más barato: conviene evaluar su capacidad de adaptación, su coste a largo plazo y la comunidad que lo respalda, porque poder adaptarlo no evita todos los gastos. El primer coste es técnico. AtoM está pensado para instalarse en un servidor Linux, requiere componentes como MySQL y Elasticsearch, y exige mantenimiento y copias de seguridad. Las actualizaciones, que conviene no aplazar porque algunas incorporan correcciones de seguridad, pueden requerir experiencia previa en Linux. Quien no disponga de esos medios no queda excluido: puede contratar el alojamiento y soporte de Artefactual, que incluye instalación, actualizaciones y copias nocturnas de los datos, o recurrir a otras empresas, como DataLib Servicios Documentales, que instala AtoM en servidores propios o del cliente y ofrece soporte técnico.

No pagar licencia no significa que el programa salga gratis.

AtoM ha evolucionado desde las primeras versiones: su manual actual incluye, por ejemplo, informes de ubicación y etiquetas de cajas, aunque no recoge un módulo de préstamo. Tampoco resuelve la preservación digital. Su función principal es la descripción y el acceso; para preservar, Artefactual desarrolla otra aplicación, Archivematica, que puede enviar copias de acceso a AtoM. Cada archivo debe contrastar la aplicación con sus propios requisitos antes de elegirla: más funcionalidades no implican un sistema más adecuado, porque eso depende de las necesidades y posibilidades reales de cada institución.

El software libre da independencia: un programa libre puede seguir actualizándose, aunque desaparezca una empresa.

Por último, su sostenibilidad tiene dos caras. El desarrollo recae en buena medida en Artefactual, que lo sostiene con servicios de pago. A cambio, la documentación y el foro de usuarios son gratuitos, y las mejoras que financia una institución se incorporan a la versión pública, de modo que benefician también a los archivos con menos recursos (Gillean, 2016). Desde 2018, además, la Fundación AtoM supervisa y apoya el desarrollo, la sostenibilidad y la adopción del programa; DataLib anunció su incorporación en 2019. El siguiente reto es la evolución de las normas: sus plantillas siguen basadas en normas como ISAD(G), y la adaptación al nuevo modelo Records in Contexts se explora por ahora con Mnemian, un prototipo que transforma los datos de AtoM en elementos de ese modelo.

Más funcionalidades no implican un sistema más adecuado.

Referencias

• Artefactual Systems. AtoM documentation (versión 2.10). https://www.accesstomemory.org/docs/2.10/
• Austin, Joatdeep. Mnemian – What’s Mnew? Artefactual, 2026. https://www.artefactual.com/post/mnemian-what-s-mnew
• Campos Ramírez, Jafeth. La difusión en los archivos: importante herramienta de proyección ante la sociedad. Códice, 2009, vol. 5, n.º 2, pp. 187-193. https://biblat.unam.mx/hevila/CodiceBogota/2009/vol5/no2/4.pdf
• Gillean, Dan. AtoM, Authenticity, and the Chain of Custody. VII Congresso Nacional de Arquivologia, Fortaleza, 2016. https://www.slideshare.net/accesstomemory/atom-authenticity-and-the-chain-of-custody
• Llansó Sanjuan, Joaquim. La normalización en gestión de documentos y archivos. Los archivos, a escena. TRIA, 2016, n.º 20, pp. 161-180. https://www.archiverosdeandalucia.org/wp-content/uploads/2019/04/joaquin-llanso-tria-20-6.pdf
• Martins, Maria do Rosário; Cunha, Susana Sofia. Projeto de divulgação arquivística: o AtoM nos arquivos da Câmara Municipal de Évora. Encontro Transfronteiriço de Arquivos, Évora, 2022. https://adevr.dglab.gov.pt/2022/04/22/encontro-transfronteirico-de-arquivos/projeto-de-divulgacao-arquivistica_o-atom-nos-arquivos-da-camara-municipal-de-evora-intermedio-e-fotografico
• Moreiro, José-Antonio; Sánchez-Cuadrado, Sonia; Palacios, Vicente; Barra, Eduardo. Evaluación de software libre para la gestión de archivos administrativos. El profesional de la información, 2011, v. 20, n. 2, pp. 206-213. https://doi.org/10.3145/epi.2011.mar.12

Declaraciones

• Originalidad: las autoras declaran que esta entrada es inédita y original, y que no está sometida a arbitraje en otra revista. [Pendiente: añadir que las imágenes están libres de pago de derechos, si se incluyen]
• Conflicto de intereses: las autoras participan como docentes en el curso «Conociendo ICA-AtoM, software de fuente abierta para la gestión de archivos» de SEDIC. Sonia Sánchez-Cuadrado es coautora de Moreiro et al. (2011), citado en esta entrada.
• Uso de inteligencia artificial: en la elaboración de esta entrada se utilizó Claude (Anthropic) para revisar el texto. Las autoras han revisado el contenido y son responsables de él.